KISA YANIT
Bilgileri görev ve kullanıcı grubuna göre seçin. Her kaynağın sahibi, güncelleme tarihi ve geçerlilik kapsamı belli olsun. Çelişkileri temizleyin; asistanın bilgi bulamadığında tahmin etmesi yerine açıklama istemesini veya yetkiliye aktarmasını planlayın.
Asistan hangi soruları karşılayacak?
Kaynak listesini şirketinizde bulunan her dosyadan değil, asistanın görevinden çıkarın. Müşteri hizmet kapsamını soracaksa onaylı hizmet açıklamaları gerekir. Ekip bir iş talimatını arayacaksa ilgili talimatın geçerli sürümü gerekir. Bir kullanım için gerekli belge, diğeri için gereksiz veya erişime kapalı olabilir.
Son görüşmelerde ve ekip içi çalışmalarda tekrar eden soruları toplayın. Her sorunun cevabının nerede bulunduğunu işaretleyin. Yanıtı hiçbir yerde açıkça yazmıyorsa önce işletmenin bu bilgiyi netleştirmesi gerekir; asistanın boşluğu doldurması beklenmemelidir.
Kaynağı anlaşılır parçalara ayırın
Bir belgenin hangi hizmeti, ürünü veya süreci anlattığı başlığından ve içeriğinden anlaşılmalıdır. Tek başına okunduğunda anlamını kaybeden kısa notlar yerine bağlamı bulunan açıklamalar hazırlayın. Uzun dosyalarda konu başlıklarının belirgin olması bilgiye erişimi kolaylaştırır.
Tablolar, görsel içine yazılmış bilgiler ve taranmış belgeler sisteme aktarılırken anlam kaybı açısından kontrol edilmelidir. Dosyanın başarıyla yüklenmesi, içeriğin doğru okunup doğru soruyla eşleştiğini kanıtlamaz. Örnek yanıtlarla kontrol etmek gerekir.
Sürüm ve bilgi sahibini belirtin
Aynı hizmetin eski ve yeni açıklaması birlikte kullanılıyorsa asistan yanlış bilgiyi seçebilir. Hangi kaynağın geçerli olduğu ve eski belgenin nasıl kullanım dışına alınacağı belirlenmelidir. Güncelleme sorumlusu belli olmayan bilgi zamanla güvenilirliğini kaybeder.
| Kaynak bilgisi | Neden gerekli? |
|---|---|
| Konu ve kapsam | Hangi sorular için kullanılacağını gösterir. |
| Bilgi sahibi | Doğruluğu ve değişiklikleri değerlendirecek kişiyi belirler. |
| Güncelleme tarihi | Eski içeriğin fark edilmesini kolaylaştırır. |
| Erişim grubu | Müşteri, ekip veya belirli rol ayrımını korur. |
| Geçerlilik durumu | Taslak, onaylı ve kullanım dışı içerikleri ayırır. |
Erişim sınırını yalnızca yanıt metnine bırakmayın
Bir kullanıcıya gösterilmemesi gereken bilgi, yalnızca “bunu söyleme” talimatıyla korunmuş sayılmamalıdır. Kaynağa erişim, kullanıcı ve görev düzeyinde tasarlanmalıdır. Şirket içi belgelerle müşteriye açık açıklamalar gerektiğinde ayrı tutulur.
Microsoft’un kaynakla desteklenen kurumsal asistan mimarisi açıklaması, kullanıcıların yalnızca yetkili oldukları kaynaklarla çalışmasının önemini ele alır. Kullanılacak yöntem seçilirken bu sınırın uygulama ve veri katmanında nasıl korunacağı incelenmelidir.
Kaynağı yükledikten sonra gerçek sorularla doğrulayın
Her konu için beklenen yanıta sahip sorular hazırlayın. Soruyu günlük dille, eksik ayrıntıyla ve farklı ifadelerle de sorun. Yanlış sonuçta problemin eski kaynak, okunamayan dosya, erişim veya bilgiye ulaşma adımından hangisi olduğunu araştırın.
Kullanıcı konuşmasındaki bir iddia hemen onaylı şirket bilgisine dönüşmemelidir. Kalıcı kayıtların rolünü hafıza rehberinde açıklıyoruz. Kurulumun tamamı için kurumsal asistan başlangıç rehberini ve hizmet sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
PDF yüklemek yeterli mi?
Hayır. Belgenin okunabildiği, güncel olduğu ve doğru sorularda kullanılabildiği örnek yanıtlarla kontrol edilmelidir.
Eski belgeleri de tutmak gerekir mi?
Arşiv ihtiyacı ayrı değerlendirilebilir. Ancak eski içerik geçerli bilgiyle karışmamalı; asistanın hangi sürümü hangi amaçla kullanacağı belirlenmelidir.
Müşterinin söylediği bilgi şirket kaynağına eklenmeli mi?
Doğrudan eklenmemelidir. Görüşme bağlamı ile onaylı şirket bilgisi farklıdır. Kaynağa dönüşecek bilgiyi yetkili kişi doğrulamalıdır.